VOIS|TEVIS – Modernes Besucherleitsystem mit qualifizierter Terminverwaltung ist das Organisationswerkzeug für die ganze Verwaltung.
Mit der systematischen Unterstützung durch VOIS|TEVIS kann durch die kontinuierliche und systematische Planung mit ökonomischem Zeitmanagement das Besucheraufkommen gesteuert, die Arbeitsabläufe verbessert und dadurch die Personalkapazität optimiert genutzt werden. Besucher- und Bearbeitungsstaus, zeitliche Engpässe und unnötige Stresssituationen werden vermieden.
Es wird eine hohe Flexibilität in der Bearbeitung erreicht und sowohl BürgerInnen als auch Mitarbeitende erreichen eine deutliche Zufriedenheit.
Termine können online, telefonisch oder durch die Verwaltung gebucht werden. Die Hotline und 115 wird umfassend unterstützt.
Auch der Mischbetrieb aus Terminen und Spontankunden mit Wartemarken ist selbstverständlich möglich.
Von einer Kalenderansicht zum Terminmanagement TEVIS-Termin, über das Besucherleitsystem TEVIS-Aufruf, die Onlineterminvergabe TEVIS-Online, bis hin zur Auswertung TEVIS-Statistik, befindet sich alles in einem System.
Das Ziehen einer Wartenummer über ein Anmeldeterminal in der Behörde oder über die Information/Rezeption (wenn vorhanden) sind gängige Methoden. Auf der Wartemarke kann ein QR-Code gedruckt sein, über dessen Scan der Bürger sein Ticket mobil auf sein Handy laden kann und dort den Stand in der Warteschlange (und letztlich auch den Aufruf) einsehen kann. Alternativ kann der QR-Code auch an einem Terminal eingescannt werden.
Selbstverständlich können Termine online über die Websites der Behörde durch den Bürger 24/7 vereinbart werden, aber auch die Behörde kann telefonisch oder persönlich vor Ort während der Öffnungszeiten Termine über TEVIS vergeben.
Über TEVIS-Statistik können individuelle Auswertungen zu den Kundenströmen, Personaleinsatzplanungen, Termintreue & Co. gefiltert und, wenn gewünscht, regelmäßige Berichte zur Auswertung erstellt werden. Die kontinuierlichen Auswertungen bieten ein hohes Maß an Kontrolle/Augenschein und ermöglichen tagesgenaue Anpassungen.
Durch die wirkungsvolle elektronische Zutrittskontrolle, das automatische Türöffnen nur für angemeldete BürgerInnen wird der Arbeitsplatz sicherer.
Vorhandene Hardware kann häufig weiter genutzt werden.
VOIS|TEVIS kann als Querschnittsverfahren oder auch eigenständig genutzt werden. Zudem ist die interne Organisation der Behörde über VOIS|TEVIS abbildbar.
