OZG E2E - Ganzheitliche kommunale Digitalisierung

OZG E2E - Ganzheitliche kommunale Digitalisierung

Dienstag, 15. November 2022 – 12:00 - 12:45 Uhr – Raum 4

Das Onlinezugangsgesetzt (OZG) ist nicht nur Verpflichtung, es bietet gleichzeitig zahlreiche Mehrwerte für Bürger*innen und die Wirtschaft: Wegezeiten fallen weg, Anträge können schneller bearbeitet werden, Kommunikation kann sicher erfolgen, um nur einige zu nennen.

Die Umsetzung des OZG hat einen „Digitalisierungsschwung“ in Städten und Kommunen verursacht. Es gilt nun, diesen Schwung auch in die Verwaltung selbst zu übertragen und Mehrwerte für die Sachbearbeitenden zu generieren. Elementar wichtig ist dabei, dass neben den Antragsdiensten vor allem die medienbruchfreie Übertragung und Weiterbearbeitung der Anträge Beachtung findet. Hier gilt es, stets den gesamten Prozess zu betrachten: von der Antragsstellung bis zum Übertragen der Daten in die Verwaltung entsprechender Fachverfahren sowie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), einschließlich eines „Rückkanals zur Kommunikation mit den Antragsstellenden“. Dies erfordert eine vorherige Analyse von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen innerhalb der gesamten Verwaltung. Nur so ist eine nachhaltige, effiziente Transformation hin zur medienbruchfreien Verarbeitung gewährleistet.

Daraus folgt: Nur mit einer End-to-End-Digitalisierung (E2E), über die digital eingereichte Anliegen der Bürger*innen schnell und sicher empfangen und Verwaltungsleistungen digital und rechtskonform zugestellt werden, wird die Umsetzung des OZG gelingen.

Für die Betrachtung und Umsetzung solcher „End-2-End-Prozesse“ gibt es geeignete Instrumente. Eine in der Verwaltung gängige Vorgehensweise ist die PICTURE Methodik. Die Abbildung und Umsetzung von Online-Antragsprozessen kann mit einem Serviceportal, einschließlich Basisfunktionen wie Authentifizierung, ePayment, sichere Kommunikation, Anbindung von Formularservern sowie einen Zuständigkeitsfinder erfolgen. Über die jeweiligen Online-Dienste erfolgt eine direkte Weitergabe von Antragsprozessen an Fachverfahren. Ein Beispiel hierfür ist das online An-, Ab- und Ummelden von Fahrzeugen mittels iKFZ.

Auch ein Dokumentenmanagement-System kann als ein solches Instrument eingesetzt werden, mit dem der öffentliche Sektor sämtliche Dokumente und Schriftgut revisions- und fälschungssicher verwalten, Workflows abbilden und die Kommunikation mit angebundenen Systemen ressourcenschonend ermöglichen kann. Ein DMS erfüllt zudem alle Anforderungen an einen modernen, mobilen Arbeitsplatz.

Unsere Beitragenden

Carsten Linnemeyer


Consultant/ Projektleiter DMS
regio iT GmbH
Mail: Carsten.Linnemeyer@regioit.de

Jost Baumbach


Teamleiter Digitalisierungsberatung
regio iT GmbH
Mail: Jost.Baumbach@regioit.de

regio iT
gesellschaft für informationstechnologie mbh

Lombardenstraße 24
52070 Aachen

Tel.: +49 241 41359 – 0
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