Anfang der 2000 er fiel die Entscheidung von Verwaltungen für den e-Einkauf in der Regel aus rein wirtschaftlichen Gründen. Schnell machte die Praxis das enorme Potential deutlich, welches die ursprünglichen Zielstellungen bei weitem übertraf.
So sind heute Einkaufskooperationen und Mengenbündelungseffekte an der Tagesordnung. Daten des Einkaufes werden für Ausschreibungen herangezogen, oder für die elektronische Abrechnung eingesetzt. Aspekte der Nachhaltigkeit verändern die Qualität von Sortimenten.
Für Besteller am Arbeitsplatz ist es damit leicht, die richtige Kaufentscheidung zu treffen. Ebenso gelingt es, den örtlichen Handel in die jeweilige Einkaufsstrategie einer Verwaltung zu integrieren.
Spätestens seit der Flüchtlingskrise, der Pandemie und Hochwasserkatastrophe wissen Verwaltungen das immense Steuerungspotential des e-Einkaufes zu schätzen. Schnell lassen sich Krisen relevante Sortimente bereits bestehenden Katalogen zuordnen und zielgerichtet für bestimmte Akteure zur Verfügung stellen. Das Vorgehen hat sich lokal, regional und landesweit als robust, effizient und zuverlässig erwiesen.
Durch die Einbeziehung des externen Dienstleistungsunternehmens TEK-SERVICE AG wird e-Einkauf für jede Verwaltung mit geringem Aufwand möglich: Internetzugang. Mehr brauchen auch die Mitglieder der KoPart nicht, um über den Katalogeinkauf auf die durch KoPart bereitgestellten Rahmenverträge zuzugreifen und zu bestellen.
So hat sich in Zeiten der Pandemie das System von KoPart, deren Name sich aus „Kommunal und Partnerschaftlich“ zusammensetzt, seine Stärken in besonderer Weise bewährt. Unter Bedingungen, wo Städte und Gemeinden besonders schnell handeln mussten, konnte die Einkaufsgemeinschaft ihre Mitglieder bei der Beschaffung wichtiger Artikel unterstützen.
Bereits während der ersten Corona-Welle im Frühjahr 2020 konnte KoPart schnell reagieren. Damals hatten die Beschaffungsexpert*innen von KoPart das Sortiment um Masken und Hygieneartikel erweitert und so Städte und Gemeinden in die Lage versetzt, diese Artikel frühzeitig zu bestellen.
Ab Oktober 2020 konnten Kommunale Schulträger darüber hinaus digitale Endgeräte samt Zubehör für Schülerinnen und Schüler sowie das Lehrpersonal bestellen. Die Rahmenverträge umfassten 80.000 mobile Endgeräte sowie Zubehör und – ebenso wichtig – Schulungen. Dass KoPart den Städten und Gemeinden bei der digitalen Ausstattung der Schulen einen hilfreichen Service anbieten konnte, hat diese sehr entlastet.
So auch die Stadt Frechen: „Das ausgeschriebene Kontingent der KoPart an mobilen Endgeräten und Zubehör wies preislich interessante Angebote auf. Die Stadt Frechen hat konkret Tablets und Hüllen daraus bestellt.“, berichtet Brigitte Mehlkop, Abteilungsleiterin Schul- und Medienentwicklungsplanung der Stadt Frechen.
Die Einkaufsgenossenschaft KoPart macht ihren Mitgliedern den Abruf der Rahmenverträge über den webbasierenden Katalogeinkauf leicht.Claudia Koll-Sarfeld, Mitglied des Vorstands der KoPart:„Da Bestellungen über den e-Einkauf abgewickelt werden, kennt KoPart jeden ,Abruf‘ unserer Besteller aus unseren Rahmenverträgen. Das heißt, die landesweite Bündelung, Ausschreibung und Vergabe wird auf Grund von elektronischen Leistungsverzeichnissen durch uns möglich.
Abgewickelt werden die Bestellungen über das Einkaufsportal der TEK-SERVICE AG. Dieses Vorgehen ist nicht nur komplett rechtssicher, sondern auch wirtschaftlich effizient.
Brigitte Mehlkop weiß aus Erfahrung um die Vorteile: „Die Kommune erspart sich ein eigenes Ausschreibungsverfahren oder auch einen eigenen Preisvergleich, weil dies bereits im Vorfeld von der KoPart erledigt worden ist. Der Bestellvorgang kann von der Kommune somit unmittelbar erfolgen. Das spart Zeit und personelle Ressourcen.“
