Die zunehmende Digitalisierung stellt Kommunen vor immer neue Herausforderungen. Für die medienbruchfreie Übergabe von Daten und Belegen braucht es immer mehr Schnittstellen zwischen Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECM).
Wie sieht aktuell die Praxis aus? Jede Verwaltung hat im Schnitt ca. 100 Fachverfahren im Einsatz. Sollen diese Fachverfahren mit dem zentralen Dokumentenmanagementsystem verbunden werden, müssen die Anforderungen des Kunden 100 mal aufgenommen werden, DMS-Hersteller und Fachverfahrensanbieter müssen sich 100 mal austauschen, um die technische Anbindung nach Kundenwunsch zu realisieren, und 100 mal muss eine kundenindividuelle Schnittstelle programmiert und eingerichtet werden.
Im Nachgang müssen dann 100 verschiedene Schnittstellen beidseitig (von Fachverfahrenshersteller und DMS-Anbieter) über viele Jahre gepflegt werden. Und das für jede Verwaltung in Deutschland!
Dieses Vorgehen ist umständlich, langsam, zeitaufwändig – und damit teuer. Und das bedeutet am Ende des Tages hohe Kosten für den Endkunden, also die kommunale Behörde.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Vernetzung unterschiedlichster Softwareprogramme war klar, dass dieses Vorgehen optimiert und standardisiert werden muss.
Um den Prozess der Schnittstellenentwicklung zwischen DMS- und Fachverfahren für alle Beteiligten einfacher, schneller, effizienter und kostengünstiger umzusetzen, haben sich die betreffenden Softwarehersteller im DATABUND e.V. zusammengefunden und gemeinsam den neuen Schnittstellenstandard „DokuFIS“ definiert.
DokuFIS basiert auf dem von der OASIS entwickelten und (final) gepflegten internationalen Industriestandard CMIS. CMIS besteht zu einem großen Teil aus Funktionalitäten, die zwar im Standard definiert sind, aber nicht verpflichtend umgesetzt werden müssen. Somit bietet CMIS auf der einen Seite die erforderliche Standardisierung, lässt den Herstellern auf der anderen Seite aber auch die notwendige Flexibilität.
Hier setzt DokuFIS an und konzentriert sich auf jene Funktionen, die für eine erfolgreiche Fachverfahrensintegration im kommunalen Markt notwendig sind. DokuFIS bildet damit die Grundlage für einheitliche Datenstrukturen für wiederkehrende Anwendungsfälle im öffentlichen Sektor.
Sämtliche Fachverfahren, die den DokuFIS-Standard unterstützen, können sich über eine einzige Schnittstelle an das DMS „andocken“. Damit sind die Fachverfahren in der Lage, Daten und Dokumente sowohl an das DMS zu übergeben, als auch direkt aus dem DMS heraus aufzurufen.
Dieses standardisierte Vorgehen reduziert den notwendigen Abstimmungsbedarf zwischen den betreffenden Parteien auf ein Minimum und garantiert der modernen Kommune ihre digitale Souveränität.
Die Anbindung eines Fachverfahrens an das zentrale DMS mithilfe von DokuFIS ist im Vergleich zur klassischen Schnittstellenentwicklung um ein Vielfaches einfacher, schneller, kostengünstiger und leichter zu pflegen.
In unserem Vortrag erläutern wir die Vorteile dieses modernen Schnittstellenstandards und zeigen anhand von Praxisbeispielen die Möglichkeiten, die DokuFIS bietet.
