Polizei Berlin erschließt Digitalisierungsverfahren für die Verwaltung. Nach Ertüchtigung spezifischer Verfahren, werden diese allen Verwaltungen/Organisationen des Landes Berlin zur Verfügung gestellt. So können seit April 2021 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Polizei und Land Berlin digital aus ausgeschriebenen Rahmenverträgen des Landesverwaltungsamtes über das eWarenhaus Berlin bestellen. Im Rahmen eines ambitionierten „Onboardingverfahrens“ wurden zwischenzeitlich über 40 Lieferanten in die Einkaufsstrategie integriert. Besonderes Highlight: bereits beim Bestellvorgang wurde die Integration der LeitwegID, sowie der Mittelbindungsnummer (Festlegungsnummer) berücksichtigt. Damit werden auf Grundlage von Workflows und Daten des e-Einkaufes Prozesse der Ausschreibung, Abrechnung und Verbuchung unterstützt. Mindestanforderung angeschlossener Verwaltungen und Organisationen: Internetzugang.
Mit den Funktionalitäten des eWarenhauses ist es nunmehr möglich, die Bestellungen den jeweiligen Lieferanten medienbruchfrei zu übermitteln und eine vollelektronische Bestellabwicklung zu gewährleisten. Im eWarenhaus sind zwischenzeitlich Kataloge von über 40 Unternehmen implementiert. Neben der Beschaffung von Möbeln, Bürobedarf, Reinigungs- und Hygieneartikeln, 1. Hilfe Materialien oder Sportartikeln sind auch Dienstleistungen abrufbar. Weitere Kataloge sind in Vorbereitung. Die jeweiligen Artikel im eWarenhaus werden auch nach Kategorien als sozialverträglich und umweltfreundlich klassifiziert. Damit ist eine entsprechende zielgerichtete Artikelsuche während des Bestellprozesses möglich. Das eWarenhaus bietet auch die Möglichkeit der Nutzung von internen Webshops der Lieferanten. Diese werden über eine OCI-Schnittstelle eingebunden so dass deren Funktionen voll erhalten bleiben und genutzt werden können. Besonderes Highlight ist die Nutzung von Produktkonfiguratoren der Lieferanten, die insbesondere die Bestellung von Möbeln mit dem eWarenhaus wesentlich vereinfacht.
Eine besonders positive Resonanz ist von den beteiligten Lieferanten zu verzeichnen. Die bisher zeitintensive und aufwendige Nacherfassung der per Mail oder Fax eingegangenen Bestellungen der Dienststellen gehört der Vergangenheit an. Die übermittelten Datensätze können jetzt in die Bestellsysteme der Lieferanten medienbruchfrei übernommen und direkt weiterbearbeitet werden. Die ist eine spürbare Verbesserung und Beschleunigung des Workflows. Durch die Lieferanten wurde das Projekt eWarenhaus wesentlich unterstützt. Als besonderer Meilenstein ist in dem Projekt die Implementierung eines Genehmigungsprozesses bei der Bestellabwicklung zu erwähnen. Mit diesem Prozess können von der Erfassung bis zur Auslösung der Bestellung verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen oder Budgetvorgaben berücksichtigt werden. Dies führte zu einer Optimierung der Verfahrensabläufe in den Dienststellen und Stärkung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung.
Ferner wurde eine Anbindung des eWarenhauses an das Haushalts- und Kassensystem des Landes Berlin (ProFiskal) realisiert, um gleichzeitig mit der Bestellung eine entsprechende Mittelbindung vorzunehmen. Die Schaffung dieser Schnittstelle war eine besondere Herausforderung, da spezielle Vorgaben beim Netzzugang zu berücksichtigen waren. Diese Verknüpfung bringt einen großen Gewinn für die Mitarbeitenden, da eine separate Erfassung der Mittelbindung nicht mehr notwendig ist. Obwohl das Modell modernsten e-Procurementanforderungen entspricht, konnte es auf Grundlage einer Software aus den 90 ern realisiert bzw. umgesetzt werden. Achim Florin, Projektleiter des e-Warenhauses bei der Polizei Berlin“ Es ist erfreulich, dass unsere ambitionierten Zielstellungen unter Berücksichtigung der Erfordernisse verschiedenster Beteiligter und Plattformen erfüllt werden konnten. Ein positives Beispiel in Sachen e-Government, das aufzeigt, welche Potentiale damit erschlossen werden können.“
Die Einkaufslösung eWarenhaus Berlin wurde durch die TEK Service AG aus Lörrach umgesetzt. „Das Unternehmen betreut unser eWarenhaus als Dienstleister, bietet umfangreiche Services und steht uns Berlinern mit pfiffigen Ideen und belastbaren Lösungen zur Seite. So konnten wir ganz ohne darüberhinausgehende Beratungsleistungen unsere Ziele erreichen. Man spürt die Erfahrung der TEK ganz deutlich, denn die IT-Lösung ist auch schon bei verschiedenen anderen Städten und Kommunen im Einsatz und leistet gute Dienste„ so Achim Florin.