Die Verwaltungsdigitalisierung ist seit Jahren ein Reizthema. Häufig wird der öffentlichen Verwaltung vorgeworfen, zu langsam in eine digitale Zukunft zu gehen und an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger vorbeizuarbeiten. Doch gerade in den Kommunen der Bundesrepublik passiert viel Gutes, um digitale Verwaltungslösungen für interne und externe Prozesse einzuführen. Dabei gehen Gemeinden, Städte und Landkreise teilweise vollkommen neue Wege und leisten exzellente Arbeit. Diese digitale Exzellenz in der
Verwaltung zeichnet der neu geschaffene KommDIGITALE-Award aus. Insgesamt 42 Kommunen, Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden aus dem ganzen Bundesgebiet haben sich auf den KommDIGITALE-Award beworben, welcher in drei Kategorien vergeben wird. In einem mehrstufigen Jury-Prozess wurden in jeder Kategorie drei Finalisten bestimmt, wobei über die letztendliche Platzierung eine öffentliche Abstimmung entscheidet.
„Wir sind sehr stolz darauf, zu den Finalisten in der Kategorie „Städte und Gemeinden unter 25.000 Einwohnenden“ zu zählen“, äußert sich Thomas Kronshage von der Stadtverwaltung. „Das ist eine großartige Anerkennung für die Stadt und insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung.“ Beworben hat sich die Stadt Oerlinghausen mit der Digitalisierung des Auftragsmanagements im Fachbereich Bauhof.
Der Fachbereich Bauhof der Stadt Oerlinghausen ist verantwortlich für diverse handwerkliche und organisatorische Aufgaben rund um Gemeindeflächen, Straßen und Wege, Sport-/Spielplatzpflege, Denkmalpflege, Abfallentsorgung und vieles mehr. Bisher wurden anfallende Arbeiten mit Einsatzblättern händisch geplant und dokumentiert. Transparenz über Arbeitseinsätze waren oft nur durch telefonisches Nachfassen möglich. Das Vorgehen war gleichermaßen Zeit-, wie Fehleranfällig.
„Dank des Einsatzes einer auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Auftragsmanagement App erfolgt das Auftragsmanagement, Disposition, Mitarbeiterplanung und auch Auftragsdokumentation jetzt standardisiert und komplett digital.“, erläutert Kronshage. „Händische Planung und Erfassung der Aufträge auf Papier ist passé.“
Nun kann jede Auftragsart mit der Auswahl der zugehörigen Aufgaben, benötigten Materialen/Hilfsmittel genau auf die Mitarbeiter geplant werden. Die Aufgaben übermittelt der Disponent mit nur zwei Klicks den Mitarbeitern auf ihr mobiles Tablet. Der Mitarbeiter empfängt den Auftrag mit allen notwendigen Details und kann sich zum Einsatzort navigieren lassen. Der Disponent hat über Statusmeldungen und Liveortung so stets alle Arbeiten im Blick. Vor Ort werden die ausgeführten Arbeiten mit Zeiten, Aufwänden, verbrauchten Materialien und Fotos und digitalen Unterschriften festgehalten sowie ein Beleg zur Weiterverarbeitung erstellt. Unmittelbar nach Auftragsabschluss liegen alle Nachweise vor und können intern weiterverarbeitet werden.
Das digital exzellente Projekt wird durch die Stadt Oerlinghausen auch im November im Rahmen der Kongressmesse KommDIGITALE in Bielefeld präsentieren. Im Rahmen der Abendveranstaltungen „Dinner for Digitals“ werden dann auch die Preise für die letztendlichen Platzierungen in den drei Award-Kategorien vergeben.
