Die Verwaltungsdigitalisierung ist seit Jahren ein Reizthema. Häufig wird der öffentlichen Verwaltung vorgeworfen, zu langsam in eine digitale Zukunft zu gehen und an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger vorbeizuarbeiten. Doch gerade in den Kommunen der Bundesrepublik passiert viel Gutes, um digitale Verwaltungslösungen für interne und externe Prozesse einzuführen. Dabei gehen Gemeinden, Städte und Landkreise teilweise vollkommen neue Wege und leisten exzellente Arbeit. Diese digitale Exzellenz in der
Verwaltung zeichnet der neu geschaffene KommDIGITALE-Award aus. Insgesamt 42 Kommunen, Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden aus dem ganzen Bundesgebiet haben sich auf den KommDIGITALE-Award beworben, welcher in drei Kategorien vergeben wird. In einem mehrstufigen Jury-Prozess wurden in jeder Kategorie drei Finalisten bestimmt, wobei über die letztendliche Platzierung eine öffentliche Abstimmung entscheidet.
„Wir sind sehr stolz darauf, zu den Finalisten in der Kategorie „Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden“ zu zählen“, äußert sich die der Digitalisierungsbeauftragte des Heidekreises Florian Alfert. „Das ist eine großartige Anerkennung für den Landkreis und insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung.“ Beworben hat sich der Heidekreis mit der digitalen Vergabe von Impfterminen während der Corona-Pandemie.
Im Rahmen der Vergabeplattform konnten sich Bürgerinnen und Bürger Impftermine an unterschiedlichen Standorten im Heidekreis buchen. Dabei wurden auch bereits Daten erhoben, auf welche die Impfteams vor Ort zugreifen konnten. So wussten diese schon immer im Vorfeld, wie viel Personen kommen werden oder welcher Impfstoff benötigt wird.
Besonders macht das Projekt des Heidekreises, dass es innerhalb einer Woche umgesetzt wurde. „Die Warteschlangen vor den Impfangeboten waren immer sehr lang und der Frust bei denen, die nicht geimpft werden konnten, entsprechend groß“, berichtet Hannes Tödter. Mit Florian Alfert war er vom ersten Tag an mit dem Projekt befasst. Für beide war die größte Herausforderung, eine Lösung oder einen Dienstleister zu finden, der innerhalb von einer Woche eine Lösung anbieten kann. Fündig wurde der Heidekreis dann bei der net-Com
AG aus Osnabrück. Diese bietet bereits die Software Zmart-ivent für den Landkreis an und baute diese in einem gemeinsamen Prozess mit Alfert und Tödter entsprechend den Anforderungen um. Insbesondere wichtig war, dass die Impfteams vor Ort ihre Zeit für das Impfen und nicht für die Administration der Impfstelle aufbringen können. Deshalb war ein Export der Daten der zu impfenden Personen eine Grundanforderung. Nach einer Woche Entwicklungszeit ging die Lösung online und brachte durchschlagenden Erfolg. Die Impfkapazitäten wurden in den Wochen nach der Einführung der Terminsoftware und der optimierten Abläufe in den Impfteams um 300 Prozent erhöht. So konnten im Zeitraum vom 7. Dezember 2021 bis zum 15. Januar 2022 über 12.000 Impfungen statt erwarteten 4.000 durchgeführt werden.
Das digital exzellente Projekt werden Alfert und Tödter auch im November im Rahmen der Kongressmesse KommDIGITALE in Bielefeld präsentieren. Im Rahmen der Abendveranstaltungen „Dinner for Digitals“ werden dann auch die Preise für die letztendlichen Platzierungen in den drei Award-Kategorien vergeben. Florian Alfert freut sich, seine Erfahrungen über die digitale Impfterminvergabe an andere Verwaltungen weitergeben zu können. „Wenn wir aber schon in Bielefeld sind, möchten wir natürlich auch gerne den ersten Platz mitnehmen.“
