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Die Verwaltungsdigitalisierung ist seit Jahren ein Reizthema. Häufig wird der öffentlichen Verwaltung vorgeworfen, zu langsam in eine digitale Zukunft zu gehen und an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger vorbeizuarbeiten. Doch gerade in den Kommunen der Bundesrepublik passiert viel Gutes, um digitale Verwaltungslösungen für interne und externe Prozesse einzuführen. Dabei gehen Gemeinden, Städte und Landkreise teilweise vollkommen neue Wege und leisten exzellente Arbeit. Diese digitale Exzellenz in der Verwaltung zeichnet der neu geschaffene KommDIGITALE-Award aus.
Insgesamt 42 Kommunen, Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden aus dem ganzen Bundesgebiet haben sich auf den KommDIGITALE-Award beworben, welcher in drei Kategorien vergeben wird. In einem mehrstufigen Jury-Prozess wurden in jeder Kategorie drei Finalisten bestimmt, wobei über die letztendliche Platzierung eine öffentliche Abstimmung entscheidet.
„Wir sind sehr stolz darauf, zu den Finalisten in der Kategorie „Gemeinden und Städte unter 25.000 Einwohner:innen“ zu zählen“, äußert sich Tourismusdirektor Oliver Behncke. „Das ist eine großartige Anerkennung für die Stadt und insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Tourismus-Service.“
Beworben hat sich der Tourismus-Service Fehmarn, ein Eigenbetrieb der Stadt Fehmarn, mit dem WELCMpass, einer digitalen Lösung für Kurabgabe und Meldeschein.
Fehmarn ist ein Hotspot des norddeutschen Tourismus. Über 2,85 Millionen Übernachtungen fanden im Jahr 2021 in den 15.000 Hotel- und Ferienwohnungsbetten sowie auf den 18.000 Campingschlafgelegenheiten statt. Dabei fallen im sechsstelligen Bereich Meldescheine an, welche zusätzlich zu den Meldungen und Berechnungen der Kurabgaben bearbeitet werden müssen. „Das sind unglaublich hohe Aufwände, die einen ordentlichen Teil der Einnahmen verbrauchen“. Deshalb hat sich Oliver Behncke mit seinem Team auf den Weg gemacht möglichst viele Anteile des Prozesses zu digitalisieren. Nach mehreren Verbesserungen im Prozess wurde 2021 der WELCMpass eingeführt. Über diesen kann zukünftig nicht nur die Kurabgabe direkt von den Besuchenden an den Tourismus-Service Fehmarn bezahlt, ohne arbeitszeitintensive Einbindung zum Beispiel der Hoteliers, sondern auch die Digitale Osteseecard bezogen werden.
Volker Aermes, stellvertretender Tourismusdirektor und Leiter für Infrastruktur und Finanzen beim Tourismus-Service Fehmarn, war vom ersten Tag an in die Entwicklung eingebunden. „Wir haben gemeinsam mit der Guide2 GmbH als technischem Dienstleister agil an der Entwicklung mitgearbeitet. So konnten wir jederzeit sehen, wie der Stand ist und diesen auch gleich auf seine Funktionalität testen.“ Nach einem ersten Einsatz mit zehn ausgewählten Betrieben wurden in diesem gemeinsamen Arbeiten auch eine Vielzahl an Herausforderungen identifiziert, welche direkt gelöst werden konnten.
Der Tourismus-Service investiert dabei nicht nur viel Zeit und Arbeit in die Evaluation und Verbesserung der Lösung, um zukünftig Arbeitszeit einzusparen. Der WELCMpass ist auch Bestandteil der Strategie des nachhaltigen Tourismus der Insel Fehmarn. Bis 2030 soll diese nämlich klimaneutral sein. Deshalb hat sich die Stadtverwaltung das ambitionierte Ziel gesetzt, bereits 2024 vollkommen auf den analogen Meldeschein zu verzichten und nur noch die digitale Lösung einzusetzen. „Um das voranzutreiben haben wir auch die digitale Ostseecard geschaffen in der bereits jetzt knapp 50 Händler und Restaurant Vorteile bieten, wenn über den WELCMpass die Kurabgae abgeführt wird.“
Das digital exzellente Projekt werden Behncke und Aermes auch im November im Rahmen der Kongressmesse KommDIGITALE in Bielefeld präsentieren. Im Rahmen der Abendveranstaltungen „Dinner for Digitals“ werden dann auch die Preise für die letztendlichen Platzierungen in den drei Award-Kategorien vergeben. Oliver Behncke freut sich, seine Erfahrungen mit dem Kommunenfunk an andere Verwaltungen weitergeben zu können. „Wenn wir aber schon in Bielefeld sind, möchten wir natürlich auch gerne den ersten Platz mitnehmen.“