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Die Verwaltungsdigitalisierung ist seit Jahren ein Dauerthema. Häufig wird der öffentlichen Verwaltung vorgeworfen, zu langsam in eine digitale Zukunft zu gehen und an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger vorbeizuarbeiten. Doch gerade in den Kommunen der Bundesrepublik passiert viel Gutes, um digitale Verwaltungslösungen für interne und externe Prozesse einzuführen. Dabei gehen Gemeinden, Städte und Landkreise teilweise vollkommen neue Wege und leisten exzellente Arbeit. Diese digitale Exzellenz in der Verwaltung zeichnet der neu geschaffene KommDIGITALE-Award aus.
Insgesamt 42 Kommunen, Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden aus dem ganzen Bundesgebiet haben sich auf den KommDIGITALE-Award beworben, welcher in drei Kategorien vergeben wird. In einem mehrstufigen Jury-Prozess wurden in jeder Kategorie drei Finalisten bestimmt, wobei über die letztendliche Platzierung eine öffentliche Abstimmung entscheidet.
„Wir sind sehr stolz darauf, zu den Finalisten in der Kategorie „Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden“ zu zählen“, äußert sich die der Hauptamtsleiter und Chief Digital Officer (CDO) der Gemeinde Seevetal Mike Wille. „Das ist eine großartige Anerkennung für die beiden Gemeinen und insbesondere für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung.“
Beworben haben sich Seevetal und Tostedt mit der Einführung einer Software zur Beantragung, Genehmigung und Kontrolle von Aufgrabungen im öffentlichen Straßenraum. Viele hunderte Aufgrabungen im Jahr müssen die Verwaltungen bearbeiten, zum Beispiel wenn für Hausanschlüsse für Gas, Wasser oder Telefon „gegraben“ werden muss. Beantragt wird die Genehmigung durch Ver- und Entsorgungsunternehmen, Bauunternehmen sowie Privatpersonen ausschließlich über die Softwarelösung, wobei auch ein Nutzeraccount angelegt wird. Hier haben insbesondere die Unternehmen die Möglichkeit, auch mehrere Anträge zu verwalten und Rückmeldungen zu bekommen. Auch die Gemeindeverwaltung bearbeitet die Anträge ausschließlich in der modernen Lösung. Dabei unterstützen Funktionen wie eine Terminerinnerung aber auch dauerhaft gespeicherte Informationen zur Gewährleistung die Mitarbeitenden extrem.
Besonders macht das Projekt der Gemeinde Seevetal, dass die Entwicklung der Lösung von der Konzeptskizze bis zur letztendlichen Einführung von den Verwaltungsmitarbeitenden gestaltet wurde. „Wir haben in einem mehrstufigen Prozess unsere Anforderungen beschrieben und die Entwicklung unseres Dienstleisters bei jedem Arbeitsschritt begleitet“, berichtet die Leiterin der Stabstelle Digitalisierung in Seevetal Daniela Deichen. Gemeinsam mit der NOLIS GmbH aus Nienburg als technischem Dienstleister wurde so eine ideale Lösung für die Gemeinde Seevetal entwickelt. Dabei war Daniela Deichen aber auch wichtig, dass keine Insellösung gestaltet wird. „Erfolgreiche kommunale Verwaltung kann nur im Team gelingen. Deshalb haben wir den Prozess auch so gestaltet, dass andere Kommunen die Software ebenfalls einsetzen können.“
Der Plan ging dabei voll auf. Viele Kommunen nutzen mittlerweile die Lösung für den „Aufgrabeschein“. So auch die Samtgemeinde Tostedt, welche sich gemeinsam mit der Gemeinde Seevetal beworben hat. Diese nutzen das Programm jedoch nicht nur nach, sondern haben es gemeinsam mit der NOLIS GmbH weiter vorangetrieben. Damit wurde eine ideale Lösung für die Samtgemeinde entwickelt. So kann zum Beispiel auch vor Ort auf die Daten zugegriffen werden. „Ich kann mit dem Tablet vor Ort die Abnahme der Aufgrabung machen und auch bei Gewährleistungsfällen schnell alle Informationen abrufen.“, berichtet Frank Hoppe von der Verwaltung aus Tostedt.
Das digital exzellente Projekt werden die Verwaltungen auch im November im Rahmen der Kongressmesse KommDIGITALE in Bielefeld präsentieren. Im Rahmen der Abendveranstaltungen „Dinner for Digitals“ werden dann auch die Preise für die letztendlichen Platzierungen in den drei Award-Kategorien vergeben. Mike Wille freut sich, seine Erfahrungen mit der digitalen Beantragung, Genehmigung und Kontrolle von Aufgrabungen an andere Verwaltungen weitergeben zu können. „Wenn wir aber schon in Bielefeld sind, möchten wir natürlich auch für dieses Projekt werben und das Publikum und die Jury überzeugen.“