Viele kommunale Prozesse sind zwar digital, bleiben aber arbeitsintensiv: Daten werden übernommen, Dokumente geprüft, Ablagen manuell gepflegt. In Zeiten des Fachkräftemangels bindet das wertvolle Kapazitäten – und wirkt sich am Ende auch auf Servicequalität und Bearbeitungszeiten aus. Die Stadt Hamm baut deshalb seit Anfang 2024 Robotic Process Automation (RPA) strategisch auf. Ziel ist es, wiederkehrende, regelbasierte Tätigkeiten zu automatisieren, Mitarbeitende zu entlasten und die Verwaltung wirtschaftlicher und zukunftsfähiger zu machen. Ergänzend erprobt Hamm intelligente Prozessautomatisierung mit selbstbetriebener KI.
Ein besonderes Merkmal ist die Umsetzung in kommunaler Eigenverantwortung: Hamm betreibt die Automatisierung in eigener technischer Infrastruktur und baut gezielt internes Know-how auf. Dafür wurden eigene RPA-Entwickler qualifiziert, die Prozesse auswählen, Roboter entwickeln, anpassen und im Betrieb stabil halten – ohne externe Dienstleister. Aktuell sind 17 RPA-Prozesse produktiv im Einsatz und laufen regelmäßig. Die Technologie wird in der Verwaltung aktiv beworben, um kontinuierlich neue Anwendungsfälle zu identifizieren.
Aufbauend auf den regelbasierten Automatisierungen hat Hamm ein Pilotprojekt für intelligente Prozessautomatisierung umgesetzt. Dabei werden OCR (Apple Vision Engine), Named Entity Recognition (NER), ein lokal gehostetes Large Language Model und RPA kombiniert. Als Proof of Concept dient die automatisierte Veraktung von Teilnahmebescheinigungen in der digitalen Personalakte. Dokumente werden ausgelesen, relevante Informationen – insbesondere der Empfänger – per NER extrahiert (laut Einreichung mit 85–90 Prozent Erkennungsquote), anschließend wird ein passender Dokumenttitel generiert. Danach übernimmt ein RPA-Prozess die strukturierte Ablage in der richtigen elektronischen Personalakte.
Der Ansatz zeigt, wie aus „digital“ auch „effizient“ werden kann: Statt manueller Sichtung und Zuordnung läuft die Verarbeitung weitgehend automatisiert, Mitarbeitende werden spürbar entlastet. Innovativ ist dabei die eigenentwickelte Kombination klassischer RPA mit lokal betriebener KI, die Inhalte bewertet und anschlussfähig für die Weiterverarbeitung macht. Übertragbar ist das Konzept auf viele dokumentenbasierte Verwaltungsprozesse – etwa weitere Veraktungen oder die Klassifizierung von Anträgen. Voraussetzung sind digitale Aktenführung, passende Infrastruktur und der Aufbau von Kompetenzen. Hamm demonstriert damit, wie Kommunen Automatisierung strategisch verankern und Schritt für Schritt in intelligente Verfahren überführen können.
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