Viele Standardvorgänge in Kommunen kosten bis heute unnötig Zeit, weil sie papierbasiert starten und anschließend händisch ins Fachverfahren übertragen werden. So war es auch beim SEPA-Lastschriftmandat in Bad Oeynhausen: Über 1.000 Mandate pro Jahr mussten geprüft, korrigiert und in die Finanzsoftware eingepflegt werden. Fehler und Rückfragen waren häufig. Ziel des Projekts war deshalb, den Ablauf Schritt für Schritt in einen medienbruchfreien, ressourcenschonenden Prozess zu überführen – bis hin zur Vollautomatisierung.
Zunächst ersetzte die Stadt das Papierformular durch ein Onlineformular mit Pflichtfeldern und IBAN-Validierung. Das reduzierte Eingabefehler deutlich und schuf eine verlässliche Datengrundlage. Gleichzeitig wurde der Vorgang an die eAkte angebunden, sodass Unterlagen strukturiert abgelegt und nachvollziehbar dokumentiert werden konnten. Damit war der Prozess digital vorbereitet – aber noch nicht konsequent automatisiert.
Der entscheidende Schritt folgte 2025 mit einer KI-gestützten Prozessautomatisierung. Bürgerinnen und Bürger erteilen ihr Mandat nun über einen Chatbot – laut Einreichung in weniger als zwei Minuten. Anschließend liest die KI-RPA die Angaben aus, validiert sie, überträgt sie automatisch in die Finanzsoftware und versendet die gesetzlich vorgeschriebene Prenotifikation. Der Ablauf läuft Ende-zu-Ende ohne Medienbruch; Mitarbeitende greifen nur noch stichprobenartig kontrollierend ein. Bad Oeynhausen zählt damit zu den Kommunen, die ein häufiges Standardverfahren durch die Verknüpfung mehrerer KI-Bausteine vollständig automatisiert haben.
Für die Verwaltung bedeutet das spürbare Entlastung: weniger manuelle Erfassung, weniger Nacharbeit, weniger Rückfragen. Gleichzeitig profitieren Bürgerinnen und Bürger von einem einfachen, schnellen und fehlerarmen Zugang. Innovativ ist dabei weniger das einzelne Werkzeug als die integrierte Verknüpfung etablierter Komponenten zu einem durchgängigen Gesamtprozess. Übertragbar ist der Ansatz auf Massenverfahren mit klaren Prüfschritten – vorausgesetzt, Fachverfahren und Schnittstellen sind vorhanden und rechtliche wie organisatorische Rahmenbedingungen sind sauber geklärt. Die gewonnenen Erkenntnisse will die Stadt nun auf weitere Prozesse übertragen.
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