Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen jeder Verwaltung – doch oft geht es verloren, wenn Mitarbeitende in Ruhestand gehen oder Informationen in umfangreichen Dokumenten versteckt bleiben. Die Stadt Leipzig hat dafür eine innovative Lösung entwickelt: den „KI-Fuchs“. Hinter diesem Projekt steckt die Plattform LeoGPT, ein selbstbetriebenes, multimodales System, das Dokumente, Notizen und Gesetzestexte intelligent verknüpft und über einen Chat zugänglich macht.
Anfang 2025 startete das Projekt als Testlauf. Ziel war es, Künstliche Intelligenz gezielt einzusetzen, um Routinefragen schneller zu beantworten und das vorhandene Wissen in der Verwaltung langfristig zu sichern. Schnell zeigte sich, dass der Ansatz funktionierte: In einem ersten Praxistest im Bereich Wohngeld beantwortete der „KI-Fuchs“ auf Grundlage hinterlegter Dokumente zuverlässig die meisten Fragen – mit Quellennachweis und nahezu ohne Halluzinationen. Auch im Stadtarchiv wird das System bereits erfolgreich genutzt.
Das Projekt begann klein, entwickelte sich aber schnell weiter. Eigene Fachbereiche können nun ihre Dokumente hinterlegen, sodass sie später direkt durchsuchbar und kontextbezogen nutzbar sind. Für die Mitarbeitenden bedeutet das, dass häufige Anfragen nicht mehr zeitaufwendig beantwortet werden müssen. Gerade im IT-Bereich, in dem monatlich hunderte Mails mit wiederkehrenden Fragen eingehen, können so Arbeitsbelastung und Antwortzeiten deutlich reduziert werden.
Ein besonderer Vorteil des Systems liegt in der Qualitätssicherung: Der KI-Fuchs liefert nicht nur Antworten, sondern verweist transparent auf die zugrunde liegenden Dokumente. Dadurch können Mitarbeitende die Ergebnisse direkt prüfen und gleichzeitig erkennen, ob Inhalte in den eigenen Beständen veraltet oder widersprüchlich sind. Schon in der Testphase zeigte sich, dass bis zu 80 Prozent der häufigsten Anfragen automatisiert beantwortet werden konnten.
Für die Verwaltung bedeutet das eine spürbare Entlastung. Fachbereiche gewinnen Zeit, Routineaufgaben werden reduziert, und Wissen bleibt auch nach Personalwechseln erhalten. Gleichzeitig wird sichtbar, wie digital einzelne Fachbereiche bereits aufgestellt sind – ein zusätzlicher Lerneffekt, der das Projekt weiter voranbringt.
Natürlich war der Weg nicht ohne Hürden. Technisch mussten passende Modelle ausgewählt, Datenformate getestet und Systemvorgaben entwickelt werden, damit Antworten prägnant und verständlich ausfallen. Doch die Erfahrungen zeigen, dass auch mit Open-Source-Komponenten eine leistungsfähige und sichere Lösung möglich ist.
Der nächste Schritt ist der Rollout in weitere Fachbereiche. Parallel laufen Schulungen, in denen Mitarbeitende lernen, die Möglichkeiten und Grenzen der KI zu verstehen – von Halluzinationen bis zu rechtlichen Rahmenbedingungen. Perspektivisch sind auch spezialisierte Agenten denkbar, etwa zur Unterstützung bei komplexen Anträgen im Wohngeld.
Mit LeoGPT und dem KI-Fuchs geht Leipzig neue Wege im behördlichen Wissensmanagement. Die Lösung macht Wissen dauerhaft nutzbar, entlastet Mitarbeitende und stärkt die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger. Ein Projekt, das zeigt, wie Künstliche Intelligenz praxisnah und verantwortungsvoll in der Verwaltung eingesetzt werden kann.
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