Der demografische Wandel trifft auch Kommunen: Viele erfahrene Mitarbeitende scheiden aus, während neue Fachkräfte schwer zu gewinnen sind. Bad Soden-Salmünster hat deshalb ein Projekt gestartet, das zeigen soll, wie Künstliche Intelligenz (KI) in der Verwaltung sinnvoll eingesetzt werden kann – nicht als Selbstzweck, sondern als gezielte Unterstützung. Ziel ist es, Routineaufgaben zu automatisieren und dadurch Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten zu schaffen, bei denen menschliches Fachwissen unverzichtbar bleibt.
Die Stadtverwaltung hatte schon vor einigen Jahren digitale Weichen gestellt und konnte beispielsweise während der Corona-Pandemie alle Mitarbeitenden problemlos ins Homeoffice schicken. Doch trotz dieses Vorsprungs bleiben die Herausforderungen groß: begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen sowie die Sorge, dass künftig Leistungen nicht nur nicht ausgebaut, sondern womöglich eingeschränkt werden müssen. Um hier frühzeitig gegenzusteuern, entschied sich die Stadt für eine Potenzialanalyse gemeinsam mit dem Partner „Digitale Komplizen“.
Im Rahmen dieses Prozesses wurden Verwaltungsstrukturen, Personalressourcen und Abläufe detailliert untersucht. Dabei ging es unter anderem um Fragen wie: Wer bearbeitet welche Prozesse? Wo stehen Ruhestände bevor? Welche Abläufe binden besonders viel Zeit? Ziel war es, auf einer soliden Datengrundlage zu entscheiden, wo digitale und KI-gestützte Lösungen den größten Nutzen bringen.
Insgesamt wurden 34 Prozesse ausgewertet. Schon die ersten Ergebnisse machten deutlich, wo besonders hohe Fallzahlen und Zeitaufwände anfallen – etwa bei Routineaufgaben wie Berichten, Protokollen oder der Bearbeitung von Standardanträgen. Hier zeigte sich ein erhebliches Potenzial für Automatisierung. Auch die Prozesskosten wurden transparent: So wurde sichtbar, wo viel Aufwand entsteht, ohne dass dafür tiefergehende fachliche Expertise erforderlich ist.
Für die Verwaltung ist dies ein wichtiger Schritt: Die Analyse zeigt nicht nur, welche Hebel für Effizienzsteigerungen existieren, sondern liefert auch Argumente für eine wirtschaftlich tragfähige Digitalisierung. Freiwerdende Ressourcen können so gezielt in neue digitale Lösungen investiert werden.
Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet das Projekt langfristig eine leistungsfähige Verwaltung trotz knapper werdender Fachkräfte. Anträge sollen schneller bearbeitet, Routinevorgänge beschleunigt und Mitarbeitende gezielt entlastet werden. Auf Seiten der Verwaltung entsteht zudem eine neue Klarheit über Aufgabenverteilung und Ressourcenplanung, die sonst im Alltag kaum möglich wäre.
Das aktuelle Projekt gilt als Prototyp. Darauf aufbauend soll eine Software-as-a-Service-Lösung entstehen, die auch anderen Kommunen zur Verfügung steht. Damit würde aus einer lokal erprobten Analyse ein übertragbares Modell, das insbesondere kleineren Städten und Gemeinden den strategischen Einstieg in den KI-Einsatz erleichtert.
Bad Soden-Salmünster zeigt damit, dass Digitalisierung nicht nur Technik bedeutet, sondern vor allem eine Frage von Organisation, Strategie und Weitsicht ist – und dass auch kleinere Kommunen hier wichtige Impulse setzen können.
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