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Die Berliner Stadtreinigungsbetriebe (BSR) setzen auf moderne Arbeitskonzepte, um den Anforderungen einer hybriden Arbeitswelt gerecht zu werden. Mit der Einführung der Desk-Sharing-Software Flexopus treibt die BSR die Digitalisierung der Arbeitsplatzorganisation voran. Diese innovative Lösung ermöglicht es den Beschäftigten, ihre Arbeitsplätze flexibel und bedarfsgerecht zu buchen – ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur modernen Unternehmenszentrale.
Der Bedarf an einer besseren Lösung für die Arbeitsplatzorganisation wurde während der Corona-Pandemie offensichtlich. „Von heute auf morgen mussten alle ins Homeoffice wechseln“, berichtet Sebastian Gerth, verantwortlich für den Bereich Digitaler Arbeitsplatz bei der BSR. Zunächst griff man auf einfache Schichtplanung mit Excel-Listen zurück, doch schnell war klar: Eine nachhaltigere und effizientere Lösung musste her.
Nach einer umfassenden Marktanalyse entschied man sich für Flexopus, eine Software, die es den Beschäftigten ermöglicht, Arbeitsplätze über verschiedene Endgeräte zu buchen. Die Software erwies sich als besonders flexibel und datenschutzkonform, was bei einem mitbestimmten öffentlichen Unternehmen wie der BSR essenziell ist.
Wie bei vielen Veränderungen gab es auch beim Wechsel zu flexiblen Arbeitsplätzen anfängliche Herausforderungen. „Es gab durchaus Bedenken, die eigenen personalisierten Arbeitsplätze aufzugeben“, erklärt Gerth. Um diesen Sorgen zu begegnen, wurden die Arbeitsplätze sorgfältig geprüft und teilweise aufgewertet, um gleiche Bedingungen für alle zu schaffen. Zudem musste der Personalrat überzeugt werden. Themen wie Datenschutz und die Rechte der Mitarbeitenden standen im Vordergrund.
Trotz der anfänglichen Hürden überwiegen heute die positiven Rückmeldungen. Fachbereiche, die zuvor mit umständlichen Excel-Tabellen gearbeitet hatten, zeigten sich dankbar für die Vereinfachung der Arbeitsabläufe. „Es war beeindruckend zu sehen, wie unser Personal die Veränderung angenommen hat“, berichtet Gerth. Besonders die Abteilung Personal hat sich stark eingebracht, um die Arbeitsplatzorganisation zu optimieren und dafür zu sorgen, dass das neue System reibungslos funktioniert. Führungskräfte gingen mit gutem Beispiel voran und unterstützten den Wandel aktiv.
Für andere Kommunen, die ein ähnliches Projekt umsetzen wollen, hat Gerth klare Empfehlungen: „Es ist wichtig, die Beschäftigten von Anfang an in den Prozess einzubinden. Arbeitsplatzorganisation berührt viele persönliche Bereiche, daher ist gute Kommunikation entscheidend.“
Mit der Einführung von Flexopus hat die BSR gezeigt, wie moderne Technologien den Arbeitsalltag in einem öffentlichen Unternehmen nachhaltig verbessern können – ein weiterer Schritt in Richtung einer digitalen, flexiblen Arbeitswelt. Auch die Fachjury des DIGITAL-Award 2024 sieht dies so und hat die BSR deshalb für die Finalrunde nominiert.
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