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Die Revolution des Scannens

Bis zu 70% weniger Personaleinsatz.

So geht Scannen in Kommunen heute!

Traditionelle Scangeräte und Arbeitsabläufe sind oft nicht in der Lage, die vielfältigen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zu erfüllen. Sie erfordern in der Regel viel manuelle Arbeit und sind daher zeit-, kosten- und personalintensiv.

Unsere innovative Lösung für die Digitalisierung der Tagespost und Aktenbestände setzt genau hier an. Durch die Kombination aus einem Scansystem und einem integrierten Brieföffner wird der manuelle Aufwand für die Dokumentenvorbereitung auf ein Minimum reduziert. Und mit dem Scan-Workflow kann eine Integration bis ins DMS erfolgen über moderne Schnittstellen. Ob d.3 von d.velop, enaio von Optimal Systems oder andere.

Die wichtigsten Vorteile der Lösung sind:

• BIS ZU 70% WENIGER PERSONALBEDARF NÖTIG: Entgegnen Sie der dünnen Personaldecke aufgrund von Überalterung, Ausfallzeiten oder fehlendem Nachwuchs. Schaffen Sie mehr mit weniger Mitarbeitenden.

• NAMHAFTE REFERENZEN BEI KOMMUNEN VORHANDEN: Eine Vielzahl von Kommunen hat sich bereits für die Lösung entschieden.

• ALLEINSTELLUNGSMERKMALE BEI DER BESCHAFFUNG: Durch zahlreiche angemeldete Patente auf dem deutschsprachigen Markt wird die Beschaffung deutlich erleichtert.

• MINIMALER MANUELLER AUFWAND: Traditionelle zeit- und kostenintensive Vorbereitungsarbeiten, Vorsortierungen und manuelle Prozesse entfallen.

• SCANNEN VON HERAUSFORDERNDEN MATERIALIEN: Zum Beispiel Dokumente mit Falten und Knicken, Rissen und Beschädigungen, Quittungen, Klarsichthüllen, getackerte oder geklebte Dokumente oder Dokumente mit Metallstreifen, Röntgenaufnahmen etc. – all das ist ohne Umrüstzeiten scanbar.

• MODERNE WORKFLOW-LÖSUNG: BPMN 2.0 und Open Source stellen einen Investitionsschutz dar.

• AUF WUNSCH TR RESI KONFORM: Setzen Sie das vernichtende Scannen nach TR 03138 des BSI um.

Weitere Informationen über „Die Revolution des Scannens“ finden Sie unter www.x-nrw.de/scannen

Mehr Informationen finden Sie hier

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Unsere Produkte


Scanner mit integriertem Brieföffner

Durch die revolutionäre Kombination aus Scansystem und integriertem Brieföffner setzt das System neue Maßstäbe in den Bereichen Effizienz und Ergonomie bei der Digitalisierung Ihrer Tagespost und Aktenbestände und ist die ideale Ausstattung für Ihre zentrale Scanstelle.

Dank der Philosophie, das Scangut vom Öffnen bis zum Einscannen nur einmal anzufassen, benötigt der One-Touch-Scanning Arbeitsplatz lediglich einen Bediener. Traditionelle zeit- und kostenintensive Vorbereitungsarbeiten, Vorsortierungen und manuelle Prozesse entfallen hierdurch fast vollständig und erlauben bis zu 70% weniger Personaleinsatz gegenüber traditionellem Scannen.

Dies führt zu signifikant geringeren Arbeitskosten, deutlich gesteigerter Produktivität und einer der schnellsten Amortisationen im Markt.

Mit dem modularen Scanworkflow für verlustfreie Komprimierung, Siegelung, Transfervermerk und Integration in die E-Akte (DMS) können Sie optional ersetzend nach TR RESISCAN scannen. All das bietet die X-NRW-Gesamtlösung für die öffentliche Verwaltung.

Kommen Sie vorbei, wir zeigen Ihnen unsere Gesamtlösung LIVE und unsere Experten beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen!

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TR RESI konformes Scannen für Kommunen in der zentralen Scanstelle

Unsere Lösung hilft Ihnen dabei, komfortabel und sicher in die E-Akte bzw. das DMS zu scannen.
Dabei können wir flexibel und modular alle Prozess-Schritte einbinden, die für Sie in Ihrer Behörde wichtig sind, wie z.B.

  • PDF/A-Erzeugung
  • Stichprobenprüfung und Siegelung über Siegelserver
  • Transfervermerk
  • Routing
  • Dokumententrennung
  • Integration ins DMS (z.B. über CMIS, REST, SOAP oder Austauschordner)
  • Workflow für den Umgang mit Originalen
  • Workflow für den Umgang mit Re-Scans
  • Vernichtungskonzept für das sichere Vernichten von Scanstapeln aus dem Kurzzeitarchiv

Die gesamte Lösung besteht fast ausschließlich aus Open Source Komponenten und stellt den internationalen Prozessmodellierungsstandard BPMN 2.0 in den Mittelpunkt.

Die Vorteile der Software-Lösung:

INTEGRATION IN IHRE E-AKTE (DMS):
Die vom Scanner gescannten Dokumente durchlaufen die vorgeschalteten Prozessschritte und werden wahlweise mittels REST/ SOAP/CMIS Schnittstellen oder mittels Übergabeordner in Ihre eAkte bzw. Ihr DMS übergeben. Wir stellen ebenso den Rückkanal bei Workflows wie “Original anfordern”, “Re-Scan anfordern” und “Vernichtungskonzept” sicher.

ERSETZENDES SCANNEN NACH TR RESISCAN
Die modulare Softwarearchitektur erlaubt es, ersetzend zu scannen gem. TR RESISCAN. Die vom Scanner erzeugten Bilder werden in PDF-Dateien umgewandelt, nach der Stichprobenprüfung signiert, mit einem Transfervermerk versehen und über das Routing / Clearing in die eAkte (DMS) übergeben. Optional erweiterbar mit Modulen für Dokumentenerkennung, -trennung.

MODERNSTE TECHNOLOGIE ALS INVESTITIONSSCHUTZ
Die Workflowlösung basiert auf führenden Open-Source-Technologien, die eine kontinuierliche Anpassungsfähigkeit, Transparenz und Zuverlässigkeit sicherstellen. Die integrierte BPMN-Workflow-Engine von Camunda® ermöglicht eine flexible Anpassung an Ihre Anforderungen. Unsere Low-Code / No-Code Module erlauben kurzfristige und budgetschonende Änderungen.

EINBINDUNG EXTERNER SCANNER IN GESAMTPROZESS
Die Workflowlösung steuert die Einbindung externer Scansysteme wie Flachbett oder Großformatscanner und stellt sicher, dass die extern gescannten Dokumente an der richtigen Stelle im Dokumentenfluss eingefügt werden.

Kommen Sie vorbei, wir zeigen wir Ihnen die Lösung LIVE und unsere Experten beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen!

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Ins Gespräch kommen – unsere Beiträge bei der KommDIGITALE!


Bis zu 70% weniger Personaleinsatz - Die Revolution des Scannens
26.03.
09:30 → 09:55
Digitale Werkbank "West"
So geht Scannen in Kommunen heute! Traditionelle Scangeräte und Arbeitsabläufe sind oft nicht in der Lage, die vielfältigen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zu erfüllen. Sie erfordern in der Regel viel manuelle Arbeit und sind daher zeit-, kosten- und personalintensiv. Unsere innovative Lösung für die Digitalisierung der Tagespost und Aktenbestände setzt genau hier an. Durch die Kombination aus einem Scansystem und einem integrierten Brieföffner kann der manuelle Aufwand für die Dokumentenvorbereitung auf ein Minimum reduziert werden. Und mit dem nachgelagerten Scan-Workflow kann eine Integration bis ins DMS erfolgen.
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Ins Gespräch kommen – unsere Beiträge bei der KommDIGITALE!

Bis zu 70% weniger Personaleinsatz - Die Revolution des Scannens
26.03.
09:30 → 09:55
Digitale Werkbank "West"
So geht Scannen in Kommunen heute! Traditionelle Scangeräte und Arbeitsabläufe sind oft nicht in der Lage, die vielfältigen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zu erfüllen. Sie erfordern in der Regel viel manuelle Arbeit und sind daher zeit-, kosten- und personalintensiv. Unsere innovative Lösung für die Digitalisierung der Tagespost und Aktenbestände setzt genau hier an. Durch die Kombination aus einem Scansystem und einem integrierten Brieföffner kann der manuelle Aufwand für die Dokumentenvorbereitung auf ein Minimum reduziert werden. Und mit dem nachgelagerten Scan-Workflow kann eine Integration bis ins DMS erfolgen.
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Der KommDIGITALE-Kongress

Unsere Beiträge (wird nur angezeigt, wenn es solche gibt)

Die IT-Abteilung ist der InnovationsHub einer digitalen Kommune. Im Rahmen von Best-Practice-Beispielen und Erfahrungsaustausch werden in diesem vierstündigen Workshop explizitdie Mitarbeiter:innen der IT angesprochen.

(Max. 30 Teilnehmende)

Der Workshop richtet sich an alle kommunalen Ansprechpartner:innen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit.  Das Programm der Veranstaltung umfasst die Kernbereiche Social-Media, Internetseite sowie digitale Inhalte und hat dabei einen hohen Praxisbezug.

Neben spannenden Denkanstößen der Referent:innen bietet sich auch die Gelegenheit das erlernte in Gruppen auszuprobieren, Fragen zu stellen und mit weiteren kommunalen Mitarbeiter:innen ins Gespräch zu kommen.


Allen Teilnehmer*innen wird darüber hinaus ein Teilnahmezertifikat ausgegeben.

(Max. 25 Teilnehmende)

Mehr Informationen zum Kongress

Die Revolution des Scannens by X-NRW GmbH

Carl-Schurz-Str. 2
41460 Neuss
Tel.: +49 2131 52353800
Mail: solutions@x-nrw.de
Web: https://www.x-nrw.de/scannen
Stand D1

Philipp Molitor

Leiter Solutions
Tel.: +49 170 5630127
Mail: philipp.molitor@x-nrw.de

Marc Elsner

Senior Key Account Manager
Tel.: +49 174 1835452
Mail: marc.elsner@x-nrw.de