Digitalisierung kann so einfach sein. Mit Dokuneo.

Dokuneo Software GmbH

Mit VOIS | DMS in eine neue Welt

Kommunalverwaltungen stehen vor der Herausforderung, steigende Aufgaben und Erwartungen mit begrenzten Ressourcen zu bewältigen. VOIS | DMS unterstützt Sie dabei, diese Herausforderung in eine Chance zu verwandeln. Als Teil der VOIS-Plattform fügt sich das DMS nahtlos in Ihre VOIS-Fachverfahren ein und wird zum zentralen Drehkreuz für Akten und Vorgänge – vom Posteingang bis zur Archivierung.

Statt Informationen in Papierakten, Ordnerstrukturen oder Postfächern zu suchen, finden Ihre Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen strukturiert in VOIS | DMS. Vorgänge lassen sich schnell recherchieren, Fristen im Blick behalten und Vertretungen ohne Bruch organisieren. Standardisierte Workflows bilden typische Verwaltungsabläufe – etwa Bescheide, Eingangsrechnungen oder Beteiligungsverfahren – perspektivisch ab und sorgen für klare Zuständigkeiten. Das reduziert Suchaufwand, vermeidet Doppelarbeiten und schafft spürbar mehr Zeit für die eigentlichen fachlichen Aufgaben.

Die Stärken der VOIS-Plattform kommen dabei voll zum Tragen: eine einheitliche Oberfläche über viele Fachverfahren, zentrale Stammdaten, ein durchgängiges Berechtigungs- und Protokollkonzept sowie eine moderne Architektur, die Schritt für Schritt ausgebaut werden kann. VOIS | DMS ist nicht „noch ein weiteres System“, sondern ein Baustein in einer durchgehenden digitalen Verwaltungslandschaft.

Gleichzeitig unterstützt VOIS | DMS Sie bei Themen wie Revisionssicherheit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit. Versionierung, Protokollierung und fein steuerbare Rechte sorgen dafür, dass sensible Informationen geschützt und Änderungen jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Kurz gesagt: VOIS | DMS macht Ihre Arbeit einfacher, transparenter und moderner – und bietet Ihnen eine zukunftsfähige Basis für E-Government, digitale Ratsarbeit und flexible Arbeitsformen. Lernen Sie VOIS | DMS kennen und erleben Sie, wie angenehm sich Digitalisierung im Rathaus anfühlen kann.

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Unsere Produkte

Dokuneo. Dokumentenmanagement intelligent gemacht.

Verwaltungen stehen heute vor der Aufgabe, immer mehr Vorgänge schneller, transparenter und natürlich rechtssicher zu bearbeiten – bei gleichzeitig knappen Ressourcen. Genau hier setzt Dokuneo an. Statt Papierberge, verstreuter Dateien und langer Suchzeiten erhalten Sie eine zentrale, klare und intuitive digitale Aktenführung, die Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Dokuneo bündelt Dokumente, E-Mails und Informationen übersichtlich in vorgangsbezogenen Akten, macht Wissen sofort auffindbar und sorgt für rechtliche Sicherheit.

Intelligente KI-Funktionen unterstützen Sie zusätzlich
Eingehende Rechnungen können automatisch ausgelesen, geprüft und vorstrukturiert werden – Routinearbeit reduziert sich, Sachbearbeiter gewinnen wieder mehr wertvolle Zeit für das Wesentliche.

Dokuneo ist modern und intuitiv aufgebaut, so dass vom ersten Tag an im Produktivbetrieb genutzt werden kann. Klare Strukturen, no-code Workflows und durchgängige Prozesse helfen Ihnen, Medienbrüche zu vermeiden und Entscheidungen fundierter zu treffen.

Erleben Sie live, wie sich moderne, KI-gestützte Aktenführung anfühlt: praktisch, verständlich und zukunftsfähig. Besuchen Sie uns am Messestand – wir zeigen Ihnen, wie Dokuneo Ihre Verwaltung spürbar entlasten kann.

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VOIS | DMS - Vollständige digitale Aktenführung direkt in VOIS

VOIS | DMS bildet die Grundlage für eine moderne, ganzheitliche und vollständig in VOIS integrierte Schriftgutverwaltung. Sämtliche Unterlagen werden vorgangsbezogen, sicher und nachvollziehbar abgelegt – von Anträgen, Formularen und Rechnungen über ein- und ausgehende E-Mails bis hin zu Verträgen, Satzungen, Bildern, Notizen uvm.

Alle Dokumente werden vorgangsbezogen und revisionssicher gespeichert. Bearbeitungsschritte sind chronologisch dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. So entstehen vollständige digitale Fall- und Sachakten, die Transparenz schaffen und rechtliche Anforderungen zuverlässig erfüllen.

Zentrale Funktionen im ersten Ausbauschritt:
* Revisionssichere Ablage
* Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte
* Zugriffskontrollen und Rollenrechte
* Versionierung von Dokumenten
* Protokollierung aller Änderungen
* Aussonderung und Archivierung

VOIS | DMS wird kontinuierlich weiterentwickelt und durch zusätzliche Module ergänzt. Es verwaltet alle Dokumentarten, ist vollständig in VOIS integriert und erspart Ihnen teure Schnittstellen.

VOIS | DMS ist der Startpunkt für eine effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Verwaltungsarbeit. Die vertraute Oberfläche sorgt für schnelle Akzeptanz und ein angenehmes Arbeiten.

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VOIS | KIDEX - Wieder mehr Zeit dank KI-basierter Datenextraktion

VOIS | KIDEX ist eine KI-gestützte Lösung zur automatischen Analyse, Erkennung und Strukturierung von Informationen aus Dokumenten des Verwaltungsalltags. Rechnungen, E-Mails, Anträge, Beschwerden oder klassischer Schriftverkehr werden zuverlässig ausgelesen und für die Weiterverarbeitung in VOIS aufbereitet.

Die Lösung verarbeitet sowohl halbstrukturierte Dokumente wie Rechnungen oder Formulare als auch unstrukturierte Inhalte wie Briefe oder freie Texte. Je nach Einsatzszenario kommen spezialisierte KI-Modelle oder extrem leistungsfähige Sprachmodelle (LLMs) zum Einsatz, um relevante Inhalte sicher und kontextbezogen zu erkennen.

Ihre Vorteile:
* Weniger manuelle Datenerfassung
* Spürbare Entlastung der Sachbearbeitung
* Reduzierte Erfassungsfehler
* Hohe Datenqualität
* Mehr Zeit für fachliche Aufgaben und Bürgeranliegen

VOIS | KIDEX eignet sich besonders für die automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen, z.B. im Rechnungswesen, bei Formularen oder Eingangsvorgängen.

**Im Gegensatz zu klassischen Extraktionslösungen sind keine festen Templates erforderlich. Das macht VOIS | KIDEX flexibel, effizient und zukunftssicher. **

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VOIS | DEX - Automatisiertes Auslesen von Verwaltungsdokumenten

VOIS | DEX ist eine etablierte, Template-basierte Lösung zur automatischen Datenextraktion aus strukturierten Dokumenten wie spezifischen Formularen sowie aus halbstrukturierten Dokumenten, z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Auf Basis vordefinierter Templates werden eingehende Dokumente automatisch erkannt, indiziert und relevante Informationen positions- und textgenau ausgelesen und strukturiert weiterverarbeitet.

Ihre Vorteile:
* Deutlich weniger manuelle Datenerfassung
* Effizientere Abläufe und spürbare Entlastung der Sachbearbeitung
* Geringere Fehlerquote bei hoher Datenqualität
* Bei stabilen Dokumentlayouts oft schneller und präziser als KI-basierte Verfahren

VOIS | DEX eignet sich besonders für die Verarbeitung großer Mengen gleichartiger oder sehr ähnlicher Dokumente. Voraussetzung ist die einmalige Definition geeigneter Templates mit überschaubarem Initialaufwand.

Nach der Einrichtung arbeitet VOIS | DEX zuverlässig, schnell und exakt mit hoher Performance.

Ein zusätzlicher Vorteil: Es ist kein KI-Training und keine große Datenbasis erforderlich. Dadurch kann die Lösung schnell produktiv eingesetzt werden, auch bei kleineren Dokumentmengen.

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VOIS | OCR - Schnell finden statt lange suchen

VOIS | OCR nutzt bewährte Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR), um gedruckte Texte aus gescannten Dokumenten, PDFs oder Bildern automatisch in durchsuchbaren Text umzuwandeln. Auch handschriftliche Inhalte können erkannt werden.

Eingehende Post, gescannte Unterlagen sowie in VOIS erstellte Dokumente werden zentral erfasst, indiziert und für die Volltextsuche aufbereitet. Informationen lassen sich damit nicht mehr nur über Bezugsobjekte, Dateinamen oder Beschreibungen finden, sondern direkt über den Inhalt der Dokumente.

Ihre Vorteile:
* Schnelleres Auffinden relevanter Vorgänge, Schreiben und Unterlagen
* Deutlich reduzierter Suchaufwand im Arbeitsalltag
* Mehr Übersicht und effizientere Abläufe
* Spürbare Entlastung der Sachbearbeitung

Die leistungsfähige Volltextsuche erhöht die Trefferquote deutlich und macht das Arbeiten mit VOIS komfortabler und intuitiver. Informationen stehen genau dann zur Verfügung, wenn sie benötigt werden – unabhängig davon, wann oder in welcher Form ein Dokument erfasst wurde.

Perspektivisch wird die Volltextsuche direkt in den VOIS-Fachverfahren verfügbar sein und fügt sich damit nahtlos in den Arbeitsalltag der Kommunalverwaltung ein.

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Ins Gespräch kommen – unsere Beiträge bei der KommDIGITALE!

Der KommDIGITALE-Kongress

Unsere Beiträge (wird nur angezeigt, wenn es solche gibt)

Die kommunale IT – Gestalter, nicht Verwalter

Die IT-Abteilung ist der InnovationsHub einer digitalen Kommune. Im Rahmen von Best-Practice-Beispielen und Erfahrungsaustausch werden in diesem vierstündigen Workshop explizitdie Mitarbeiter:innen der IT angesprochen.

(Max. 30 Teilnehmende)

Workshop "Digitale Öffentlichkeitsarbeit in der Kommune"

Der Workshop richtet sich an alle kommunalen Ansprechpartner:innen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Das Programm der Veranstaltung umfasst die Kernbereiche Social-Media, Internetseite sowie digitale Inhalte und hat dabei einen hohen Praxisbezug.

Neben spannenden Denkanstößen der Referent:innen bietet sich auch die Gelegenheit das erlernte in Gruppen auszuprobieren, Fragen zu stellen und mit weiteren kommunalen Mitarbeiter:innen ins Gespräch zu kommen.

Allen Teilnehmer*innen wird darüber hinaus ein Teilnahmezertifikat ausgegeben.

(Max. 25 Teilnehmende)