nscale eGov - Die E-Akte-Lösung für die öffentliche Verwaltung

So geht E-Akte!

Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung

Seit über 30 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH innovativer Partner der öffentlichen Verwaltung für einfaches, sicheres und intelligentes Informationsmanagement. Die E-Akte-Lösung nscale eGov ist passgenau auf die Anforderungen der digitalen Verwaltung abgestimmt. Sie gibt den Pulsschlag des abteilungsübergreifenden Informationsflusses vor und führt Städte, Kommunen und Länder ins digitale Zeitalter.

Mit einer vertrauenswürdigen E-Akte wird das Digitalisieren in der öffentlichen Verwaltung spürbar vereinfacht. nscale eGov ist die moderne und flexible E-Akte der Ceyoniq Technology GmbH. Das Bielefelder IT-Unternehmen bietet eine speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelte Anwendung auf Basis der stabilen Informationsplattform nscale, die sowohl die Schriftgutverwaltung als auch die Sach- und Vorgangsbearbeitung sowie die Poststelle digital abbildet. Von der Bundesbehörde bis zur kleinsten Kommune ist die innovative E-Akte einsetzbar.

Die zentrale Idee ist, die relevante Information der richtigen Person schnell und jeder Zeit zur Verfügung zu stellen.

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nscale eGov

nscale eGov ist eine für die öffentliche Verwaltung entwickelte fachliche Lösung auf Basis der Informationsplattform nscale.
nscale eGov ermöglicht eine einfache und aktenmäßige Ablage von Schriftgut und erlaubt die schnelle und flexible Bearbeitung von Posteingängen und Geschäftsgängen. nscale eGov verwaltet Schriftgut in Form von Akten, Vorgängen, Dokumentordnern und Dokumenten, die mit zusätzlichen Informationen versehen werden.
Über Attribute findet eine Verstichwortung der Informationen in Akten, Vorgängen und Dokumenten statt. Die Bedienoberfläche von nscale eGov wurde speziell für die Anforderungen im behördlichen Sektor erstellt. Daher orientieren sich die Bezeichnungen für Objekte und Funktionen an der Behördensprache.

nscale eGov bietet:

  • Arbeiten mit Aktenplänen und strukturierter Ablage
  • intuitives Arbeiten mit passgenauen Masken
  • einfach strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept
  • Bereitstellung von Registratur-Funktionalität
  • Versionierung

nscale Invoice Management

nscale Invoice Management (nscale IM) ist ein Produkt zur Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung.
Es unterstützt alle wichtigen Komponenten wie z.B. Datenerfassung, Prüfung, Freigabe, Übergabe zur Buchung und Ablage der Rechnungen. Dabei ist es unerheblich, ob die Rechnung als Papierscan oder in PDF-Form vorliegt. Kernfunktion von nscale IM ist die digitale Automatisierung der Prüfung und Freigabe einer Rechnung.

nscale IM unterstützt Sie in Ihrem Prozess:

  • automatische Rechnungserkennung mit Extraktion und Klassifikation der Daten
  • Abgleich mit vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten
  • automatische Zuordnung regelabhängiger Werte (Vorkontierung)
  • zentrale Übersicht aller Rechnungen im Rechnungseingangsbuch
  • automatisierte, flexible Workflows zur Rechnungsprüfung mit definierbaren Schritten
  • Export der Buchungsdaten an ihr Folgesystem
  • strukturierte Ablage der Rechnungen mit allen Informationen in eine zentrale Kreditorenakte

nscale Standard Container

nscale Standard Container ermöglicht es, den gesamten Funktions- und Leistungsumfang von nscale in einer Container-Umgebung zu betreiben. Dazu werden sämtliche nscale Komponenten in standardisierten Docker-Containern bereitgestellt, welche z.B. innerhalb eines Kubernetes Clusters betrieben werden können.
Neben den bisherigen Betriebssystemumgebungen (z. B. Windows, Linux, Debian, AIX) ermöglicht die neue containerisierte Bereitstellung von nscale einen noch flexibleren und einfacheren Betrieb von komplexen EIM-Systemen.

Für den Einsatz von nscale Standard Container steht:

  • flexiblerer und einfacherer Betrieb von komplexen EIM-Systemen
  • Kostenersparnis, Skalierbarkeit und Flexibilität
  • Automatisierung von Installationen und Updates
  • Reduktion des Konfigurationsaufwandes
  • Skalierbarkeit für Hochverfügbarkeits- oder Loadbalancing-Anforderungen
  • Portabilität und Flexibilität durch Autobalancing- und Autoscale-Funktion

nscale Vertragsmanagement

Die digitale Lösung für Ordnung, Struktur und Transparenz im Vertragsmanagement. Mit der Lösung zum digitalen Vertrags-management können Sie Ihre Verträge einschließlich aller Informationen und begleitender Geschäftskorrespondenz zentral ablegen und orts- und abteilungsübergreifend verwalten. Automatische Vertragsverlängerungen führen nicht länger zu ungeplanten Aktivitäten. Dadurch können Sie Ihre Kosten senken und haben bessere Chancen, finanzielle Einsparungen für Ihr Unternehmen zu realisieren.

nscale CM ermöglicht:

  • volle Ausschöpfung des Potentials durch effiziente Vertragsverwaltung
  • wirtschaftliches Forderungs- und Claim-Management
  • einheitlicher Datenpool durch strukturierte Stammdatenverwaltung
  • Überwachung von Fristen und Terminen
  • Unterstützung des Vertragslebenszyklus
  • gemeinsame Bearbeitung von Verträgen
  • detailliertes Berechtigungskonzept
  • strukturierte Ablage aller Daten und Dokumente
  • automatisierte Benachrichtigung per E-Mail
  • Pushnotification

Der KommDIGITALE-Kongress

Unsere Beiträge

Dienstag, 15. November 2022
13:00 - 14:00 Uhr | Raum 3

Die digitale Transformation gelingt nur dann, wenn die gesamte digitale Wertschöpfungskette in den Blick genommen wird.

Der Vortrag zeigt auf, wie sich die Stadt Aachen diesem Thema anhand von Modellprojekten im Rahmen des Förderprogrammes „Digitale Modellregionen in NRW“ genähert hat.

Schwerpunkte bilden in diesem Zusammenhang die Themenfelder

  • Datenhaltung für die „Ewigkeit“ –
    Anbindung des elektronischen Langzeitarchivs „DiPS.kommunal“ an „Ceyoniq nscale eGov“
  • Metadaten ohne Ende –
    Erhebung und Verwaltung von Metadaten (= Daten, die Daten beschreiben, die im Zusammenhang mit dem Aufbau der digitalen Wertschöpfungskette benötigt werden) mit Hilfe der allgemein zugänglichen Internetplattform „Aktenstrukturkataster (ASK)“

Stadtarchiv Aachen |
Ceyoniq Technology GmbH

Detlef Stoffels

Mittwoch, 16. November 2022
12:00 - 13:00 Uhr | Raum 3

Bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) kommt es für die Behörden nicht nur darauf an ihre Verwaltungsleistungen auch online anzubieten. Für eine langfristig erfolgreiche Umsetzung müssen daneben die verwaltungsinternen Prozesse nachhaltig digitalisiert werden.

Mit KDO-DMS&more auf Basis von nscale der Firma Ceyoniq Technology GmbH, hat die KDO bereits die optimale Lösung für E-Akten und Geschäftsgänge im Gepäck. Anhand aktueller Best Practice Umsetzungen aus der Verwaltungsdigitalisierung möchten wir Ihnen zeigen, wie man mit KDO-DMS&more und der Datendrehscheibe GovManager die digitale Transformation der Verwaltung schrittweise angehen kann. Die Geschwindigkeit und Integrationstiefe können dabei flexibel an die individuelle Situation der Kommune angepasst werden.

Zweckverband Kommunale Daten-verarbeitung Oldenburg (KDO) |
Ceyoniq Technology GmbH

Jan Böhnert | Hendrik Sander

Donnerstag, 17. November 2022
12:00 - 13:00 Uhr | Raum 3

Im Oktober 2018 fiel der Startschuss zur Digitalisierung der Aktenbestände der Stadtverwaltung Siegburg (41.500 Einwohner). Getrieben durch die kurze Zeit später startende Rathaussanierung wurde die Zielsetzung formuliert mit möglichst wenigen Akten das Rathaus zu verlassen und möglichst papierfrei im Jahre 2024 in das sanierte Rathaus zurückzukehren. Mit nscale eGov von der Ceyoniq Technology GmbH als verwaltungsweite digitale Aktenlösung kann dieses Ziel bereits frühzeitig erreicht werden.
Die verantwortlichen Mitarbeiter der StS Digitalisierung berichten über ihr strategisches Vorgehen und präsentieren – LIVE – die vielfältigen Möglichkeiten (Veraktung, Metadaten, Aktenarbeit, Posteingang und -verteilung, Workflows, Aussonderung uvm.) von nscale anhand des Siegburger Produktivsystems.

Kreisstadt Siegburg | Ceyoniq Technology GmbH
Marc Langen | Jan Beilmann | Bernd Lehmann

Ceyoniq Technology GmbH

Boulevard 9
33613 Bielefeld

Tel.: 05219 318 1000
Mail: info@ceyoniq.com
Web: https://ceyoniq.com

Stand D3

Kai Hachmeister


Business Sales Manager
Tel.: +49 160 90639041
Mail: k.hachmeister@ceyoniq.com